Consideraciones para la Asambleas de Accionistas o Juntas de Socios:

Como es de su conocimiento, durante los próximos días, todas las sociedades, en cumplimiento del artículo 422 del Código de Comercio, deberán realizar las reuniones ordinarias de Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios y de Junta Directiva, en el caso de las sociedades que cuenten con ella, para examinar la situación de la sociedad, designar administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la sociedad, considerar las cuentas y balances del último ejercicio social y distribuir utilidades, de ser el caso.

Ante la declaratoria por parte del Ministerio de Salud y Protección Social de la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo ha expedido el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, a través del cual busca evitar la congregación de personas en las reuniones ordinarias y extraordinarias de los órganos sociales, facilitando mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, y ha tomado las siguientes medidas, las cuales son igualmente aplicables a las Entidades sin Ánimo de Lucro (ESAL):

1. Las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que a la fecha de publicación del citado Decreto en el Diario Oficial (13 de marzo de 2020), hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social, podrán, hasta un día hábil antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, esto es, bajo el mecanismo de reunión no presencial.
2. En dicho alcance se deberá establecer el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios, sus apoderados y miembros de Junta Directiva.
3. El alcance de la convocatoria se deberá hacer por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
4. El representante legal deberá dejar constancia en el acta de la respectiva reunión, sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión.
5. El representante legal deberá verificar la identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto socios, sus apoderados, o miembros de Junta Directiva.

Cabe recordar que de acuerdo con el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la Junta de Socios, de Asamblea General de Accionistas o de Junta Directiva, cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. No obstante, teniendo en cuanta la actual situación sanitaria, el Ministerio ha señalado que, por “todos los socios o miembros”, deberá entenderse que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

Reiteramos que las anteriores medidas serán igualmente aplicables a todos los órganos sociales, estos son, tanto los órganos societarios como las Asambleas Generales de Accionistas y Juntas Directivas, como a las Entidades sin Ánimo de Lucro, ya sea en reuniones ordinarias o extraordinarias, así como a las reuniones mixtas, entendiéndose por estas, las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados, los miembros de Junta Directiva, fundadores o asociados.