Laboral

Instrucciones sobre la solicitud y pago de las cesantías por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia

31/03/2020

Circular Externa 013 de 2020 (30 de marzo de 2020) 

La Superintendencia Financiera de Colombia impartió instrucciones sobre la solicitud y pago de las cesantías por retiro parcial para el alivio de los trabajadores durante la Emergencia Económica, Social y Ecológica por la que atraviesa el país por el COVID-19, alternativa que se presentó conforme a lo dictado por el Decreto 488 del 27 de marzo de 2020. Por lo anterior indicó: 

1. Las Administradoras de Fondos de Pensiones y Cesantías (en adelante “AFPC”) deben publicar en su página web los canales digitales y/o remotos disponibles para el trámite de los retiros parciales de cesantías. 

2. En caso de que el trabajador no tenga acceso a internet, las AFPC pueden establecer mecanismos y políticas que propendan por evitar aglomeraciones y garantizar la salud de los solicitantes y funcionarios. Dentro de estas políticas se establecerán medidas como: el establecimiento de turno y horarios para atención de personal a puerta cerrada o el furo de recursos a través de corresponsales no bancarios. 

3. Las AFPC no podrán únicamente solicitar información adicional tendiente a determinar el monto del retiro mensual. 

4. La certificación del empleador al trabajador para realizar el retiro de Cesantías puede ser remitida a través de cualquier medio electrónico establecido por la AFPC y deberá contener la siguiente información: 

• Nombre o razón social del empleador junto con el tipo y número de identificación
• Nombre y apellidos del trabajador junto con el tipo y número de identificación
• Datos de contacto del empleador
• Salario devengado por el trabajador a 1 de marzo de 2020
• El monto de la disminución del ingreso mensual del trabajador. 

La certificación deberá ser válida para todos los meses, sin perjuicio de la posibilidad de que se actualizada por el afiliado ante cambios en sus circunstancias. 

5. Las AFPC deberán implementar mecanismos idóneos de verificación de las certificaciones entregadas por los trabajadores y no podrán ser entregados los recursos a una persona diferente del titular. 

6. El pago por retiro parcial de cesantías se abonará de forma mensual por el monto solicitado por el afiliado, siempre que no exceda el valor de la disminución del ingreso mensual certificado por el empleador. 

7. Las AFPC deben enviar un reporte semanal a la Superintendencia Financiera de Colombia sobre las solicitudes realizadas por todos los trabajadores.

Novedades del Ministerio del Trabajo

30/03/2020

El Gobierno Nacional implementó las siguientes medidas para mitigar los efectos sobre el empleo, la calidad de vida y la actividad productiva, por el efecto de la emergencia sanitaria y social ocasionada por el COVID-19: 

1. Retiro de cesantías: los trabajadores que hayan presentado una disminución en su ingreso mensual, certificada por su empleador, podrán retirar cada mes de su cuenta de cesantías el monto que le permita compensar dicha reducción, con el fin de mantener su ingreso constante. 

Esta medida aplica únicamente para fondos de pensiones y cesantías de carácter privado. 

2. Aviso sobre el disfrute de vacaciones: los Empleadores darán a conocer a sus trabajadores, al menos con un día de anticipación, la fecha a partir de la cual concederán las vacaciones anticipadas, colectivas o acumuladas. 

De igual manera, el trabajador podrá solicitar en el mismo plazo que se le conceda el disfrute de las vacaciones. 

3. Recursos del Sistema de Riesgos Laborales para enfrentar el COVID-19: los recursos de las Administradoras de Riesgos Laborales (en adelante las “ARL”) se distribuirán de la siguiente manera: 

• El cinco por ciento de la (5%) del total de la cotización para realizar actividades de promoción y prevención, dirigidas a los trabajadores de sus empresas afiliadas, que, con ocasión de las labores que desempeñan, están directamente expuestos al contagio del virus.
• Del noventa y dos por ciento (92%) del total de la cotización, la ARL destinará como mínimo el 10% para las actividades de promoción y prevención de riesgos.
• El uno (1%) por ciento en favor del Fondo de Riesgos Laborales.
• El dos por ciento (2%) para actividades de emergencia e intervención y para la compra de elementos de protección personal, chequeos médicos frecuentes de carácter preventivo y diagnóstico, y acciones de intervención directa relacionadas con la contención y atención del COVID-19, destinados a los trabajadores de sus empresas afiliadas, que, con ocasión de las labores que desempeñan, están directamente expuestos al contagio el virus.

4. Beneficios relacionados con el mecanismo de protección al cesante:los trabajadores dependientes o independientes cotizantes categoría A y B, cesantes, que hayan realizado aportes a una caja de compensación familiar durante un año, continuo o discontinuo, en el transcurso de los últimos cinco años, recibirán, además de los beneficios establecidos por Ley, una transferencia económica para cubrir los gastos, por un valor de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes, divididos en tres mensualidades iguales, que se pagaran mientras dure la emergencia y, en todo caso, máximo por tres meses. 

5. Acreditación de la fe de vida – supervivencia – de connacionales fuera del país:se suspenderá por seis (6) meses la acreditación de supervivencia de connacionales fuera del país ante las entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral (de conformidad con el artículo 22 del Decreto Ley 019 de 2012, modificado por el artículo 36 del Decreto Ley 2106 de 2019). 

Memorando 08SE20207417001000008676 de la Oficina de Asesoría Jurídica del Ministerio del Trabajo (27 de marzo de 2020) 

El Ministerio del Trabajo aclaró que no corresponde a esa entidad definir la existencia o no de la fuerza mayor, pues ello lleva consigo la valoración particular de las condiciones de la empresa, el desarrollo de su objeto social y el impacto del COVID-19, valoraciones que son de la órbita exclusiva de los Jueces de la República.

En ese sentido, el Ministerio del Trabajo recordó que de conformidad con el Manual del Inspector del Trabajo y Seguridad Social “El Inspector de Trabajo y Seguridad Social deberá verificar las circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito en los casos previstos en la ley. En el acta que se levante de la diligencia, el Inspector de Trabajo y Seguridad Social se limitará a describir lo que observe sobre los hechos objeto de la comprobación y a dejar las constancias que considere procedentes (…)”. 

Circular Externa No. 027 del Ministerio del Trabajo (29 de marzo de 2020) 

El Ministerio de Trabajo recordó que la Organización Internacional del Trabajo hizo un llamado a proteger los trabajadores, estimular la economía y el empleo y sostener los puestos de trabajo y los ingresos del trabajador. Además, se reiteró que, en virtud de los principios de protección y solidaridad, debe tenerse en cuenta que prima la parte más débil de la relación laboral, en este caso el trabajador. 

En ese sentido, no es válido que el empleador coaccione al trabajador para que solicite y acceda a licencias no remuneradas, argumentando estar protegiendo el empleo, toda vez que esta conducta es ilegal y afecta la calidad de vida y subsistencia del trabajador y su familia durante la emergencia ocasionada por el COVID-19. 

Conforme a lo anterior, el Ministerio de Trabajo anunció que desplegará sus funciones de inspección, vigilancia y control a las empresas que presionen o coaccionen a sus trabajadores para la solicitud y firma de licencias no remuneradas, reiterando la facultad de esa entidad para imponer sanciones a los empleadores. 

Parámetros e instrucciones de prevención del Ministerio de Trabajo 

27/03/2020

Circular Externa No. 026 del Ministerio del Trabajo (27 de marzo de 2020)  

El Ministerio del Trabajo dio los parámetros e instrucciones de prevención para las empresas contratantes, contratistas, distribuidoras o comercializadoras de entrega de bienes, mercancías, productos, materia prima, documentos y en general cualquier producto o bien a domicilio, dado el actual Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica decretada por el Gobierno Nacional a causa de la pandemia generada por el COVID-19. Al respecto se establecen las siguientes estrategias para:  

1. Empleadores y contratantes que utilizan medio como aplicaciones, teléfono, páginas web, entre otros para la prestación del servicio de domicilio: 

• Establecer canales de comunicación oportunos para reportas casos sospechosos de COVID-19 y suministrar dicha información antes las autoridades de salud competentes (Secretaría de Salud Distrital, Departamental o Municipal). 

• Capacitación a los domiciliarios para que conozcan los canales para reportar o notificar de manera oportuna los casos de COVID-19 y debe incluir datos de la autoridad competente.  

• Reportar inmediatamente a la EPS del domiciliario o autoridad competente si este presenta síntomas relacionados con el COVID-19.  

• Aplicar los protocolos, procedimientos y lineamientos definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social que podrá consultarse en https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Procesos%20y%20procedimientos/GPSG02 .pdf 

• Atender las recomendaciones entregadas por la Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL). 

• Suministrar a trabajadores y contratistas que prestan servicios como domiciliarios mismos elementos de protección personal que exige la Ley para trabajadores dependientes. 

• Realizar reuniones laborales estrictamente necesarias y que no superen el número de cinco (5) personas. 

• Instruir a los trabajadores domiciliarios para que mantengan una distancia no menor a dos (2) metros en las filas para adquirir productos. 

2. Administradoras de Riegos Laborales (ARL): 

• Capacitar a los trabajadores sobre los lineamientos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección social para la prevención y contagio de COVID-19 y promover el autocuidado. 

• Orientar a los empleadores y contratantes afiliados a ARL sobre el uso adecuado de los elementos de protección personal. 

3. Trabajadores y Contratistas Domiciliarios: 

• Participar por medios virtuales o digitales de las capacitaciones realizadas por el empleador y ARL para la prevención de contagio de COVID-19. 

• Poner en práctica las técnicas de higiene, hábitos saludables y lavado de manes con frecuencia, así como la adecuada utilización de los elementos de protección personal. 

• Ser responsables de su autocuidado y suministrar información, clara, veraz y completa de su estado de salud. 

• Si presenta síntomas como: fiebre, tos, dificultad para respirar debe utilizar una máscara protectora e informar de inmediato a su empleador y a su EPS o autoridad competente. 

Ministerio del Trabajo aclara competencia para declarar la existencia de fuerza mayor

19/03/2020

Circular Externa No. 022 del Ministerio del Trabajo

A través de la Circular Externa No. 022, el Ministerio del Trabajo aclara que la competencia para declarar la existencia de fuerza mayor corresponde al Presidente de la República, quien fundará su decisión con base en la valoración de los hechos puestos a su consideración. Además, se invita a los empleadores a optar por alternativas de trabajo en casa, teletrabajo, jornada laboral flexible, vacaciones acumuladas, anticipadas y colectivas, permisos remunerados y salarios sin prestación del servicio, para hacer frente a la necesidad de aislamiento por cuenta de la emergencia sanitaria y social ocasionada por el COVID-19. Finalmente, el Ministerio informa la adopción de la figura de Fiscalización Laboral Rigurosa, mediante la cual se reforzarán las medidas de inspección, vigilancia y control sobre las acciones que tomen los empleadores, relacionadas con los contratos laborales en el marco de la emergencia la emergencia sanitaria y social declarada por la Presidencia.

MinTrabajo declaró que ejercerá el poder preferente respecto de trámites radicados ante Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales

19/03/2020

Resolución 0803 de 2020 del Ministerio del Trabajo 

El Ministerio del Trabajo ha declarado que ejercerá de manera oficiosa el poder preferente respecto de todos los trámites radicados ante las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales relacionadas con autorizaciones a empleadores para la suspensión temporal de actividades hasta por 120 días y autorizaciones para despido colectivo por clausura de labores total o parcial, en forma definitiva o temporal. Lo anterior  implica que será la Unidad de Investigaciones Especiales la encargada de supervisar cada una de las solicitudes, realizando un control más estricto, con el fin de proteger a los trabajadores, estimular la economía y el empleo y sostener los puestos de trabajo y los ingresos de ciudadanos que se puedan ver afectados por las medidas que decidan adoptar sus empleadores.

Buenas prácticas laborales para afrontar el COVID-19 en las empresas

17/03/2020

• Implementar mecanismos de trabajo no presencial: hacer uso del teletrabajo, si está estructurado, de lo contrario recurrir a medidas alternas como trabajo remoto o a distancia. Para el trabajo remoto o a distancia, sugerimos lo siguiente: 

1. Recordar obligaciones de confidencialidad vigentes por contrato de trabajo, o reforzarlas si es necesario. Podrá prepararse un comunicado para recordar las obligaciones, o un otrosí si es necesario reforzar algunos puntos.
2. Informar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
3. Hacer seguimiento de equipos de trabajo que se entregue a los trabajadores, dejando constancia de las responsabilidades asumidas frente a tales equipos. 

• En caso de no poder implementar el trabajo remoto o el teletrabajo, debido a la naturaleza de la actividad, sugerimos tener en cuenta las siguientes alternativas: 

1. Establecer turnos de trabajo y flexibilización de horarios: es posible implementar alternativas en servicio de trabajo que comprenda la reducción del personal en las áreas de trabajo “hacer lo máximo, con lo mínimo”, fijando grupos de trabajo que se turnen para que la operación continúe.
2. Vacaciones anuales, anticipadas y colectivas: podrá notificarse a los trabajadores el inicio de vacaciones colectivas para todos los trabajadores o para los grupos de trabajadores que no puedan desarrollar el trabajo remoto, ni implementar la flexibilización de horarios.
3. Compensación de trabajo: podrá acordarse con los trabajadores la ejecución de mecanismos de compensación de trabajo, consistente en: (i) fijar un periodo aplicable, (ii) acordar el pago de salario durante los días no laborables de dicho periodo, (iii) acordar la compensación de estos días, una vez finalice el periodo aplicable, lo cual podrá hacerse en días sábado, domingos, o entre semana ampliando número de horas diarias. Esta puede ser una medida complementaria, en el entendido que ahora mismo no es posible determinar cuál es el periodo que se necesitará.
4. Permisos remunerados: podrán concederse permisos remunerados a trabajadores, según sea necesario y viable financiera y operativamente.
5. Suspensión de contratos: sugerimos que esta sea la última opción a implementar y, en este orden de ideas, se verifique la posibilidad de hacerlo cuando no sea hayan podido implementar las opciones antes mencionadas. Es preciso recordar que la suspensión de contratos deberá sustentarse en forma adecuada, demostrando que efectivamente existe una imposibilidad de ejecutar contratos de trabajo, y que se intentaron y evaluaron otras opciones, pues este tipo de decisiones podría ser reprochada por autoridades laborales, administrativas y/o judiciales, si su implementación carece de sustento fáctico y legal.

En estos eventos de suspensión del contrato de trabajo, el empleador debe continuar pagando los aportes al sistema de seguridad social (sugerimos a los 3 sistemas: salud, pensiones y riesgos laborales). Los periodos de suspensión del contrato de trabajo pueden descontarse para la liquidación de vacaciones y cesantías. Pero no para prima de servicios, ni intereses de cesantía y para otros beneficios extralegales. 

• Crear un equipo de atención Covid-19, el cual pueda centralizar los requerimientos. Bajo la coordinación de este equipo, podrá establecerse un número telefónico de contacto y/o de reporte de casos.
• Notificar la necesidad de limpieza e higiene de las personas, equipos de trabajo, y zonas de trabajo. Exigir lavado de manos constante, uso de gel antibacterial, alcohol antiséptico para limpieza, y desinfección de zonas de trabajo constante. En caso utilizar los turnos flexibles de trabajo, deberá desinfectarse la zona de trabajo antes y después del cambio de turnos, para garantizar el acceso higiénico y adecuado.
• Diseñar un protocolo de atención y trabajo, en el que se definan los parámetros de mayor importancia a considerar por los trabajadores y los diferentes cargos. Definir lideres de trabajo, los cuales deberán supervisar el cumplimiento de las funciones, y coordinar las formas de trabajo.
• Identificar el personal de alto riesgo, para coordinar planes especiales de trabajo, incluyendo: Personas con enfermedades crónicas y/o respiratorias, personas mayores de 60 años, personas en proceso de gestación y mujeres en periodo de lactancia, personas que hayan padecido recientemente dengue, personas que cuenten con algún familiar que necesiten cuidados especiales, o que cuenten con hijos menores bajo su cuidado exclusivo como consecuencia del cese de las actividades educativas. Con estas personas se podrán contemplar alternativas diferentes a las presenciales, entendiendo que tienen un nivel de exposición superior.

Perspectiva laboral con ocasión del COVID-19

13/03/2020

Gómez-Pinzón presenta algunas recomendaciones en cumplimiento de normas de carácter laboral y de la regulación de protección de datos personales como parte de cualquier estrategia de manejo de crisis con ocasión del COVID-19. Gómez-Pinzón presenta algunas recomendaciones en cumplimiento de normas de carácter laboral y de la regulación de protección de datos personales como parte de cualquier estrategia de manejo de crisis con ocasión del COVID-19.

El Ministerio de Trabajo dio los lineamientos a implementar en materia de promoción y prevención de casos de COVID-19 que se deben aplicar de manera obligatoria en ambientes laborales y demás actividades productivas, en el marco del Sistema General de Riesgos Laborales. Al respecto se establecen las siguientes responsabilidades de los trabajadores:

• Cumplir con las medidas de auto cuidado y prevención adoptadas en los centros de trabajo por el empleador o contratante (higiene, hábitos saludables, lavado de manos y evitar saludos de beso, abrazo o de mano).
• Asistir a las capacitaciones realizadas por el empleador, contratante o entidad Administradora de Riesgos Laborales.
• Utilizar los elementos de protección personal y responder por el adecuado uso de dichos elementos.
• Los trabajadores tienen la responsabilidad de suministrar información clara, veraz y completa de su estado de salud. 
• Los trabajadores provenientes de China, España, Italia y Francia deberán informar al empleador o contratante las fechas y lugares de permanencia.

Responsabilidad de los empleadores y contratantes:

• Garantizar la difusión oportuna y permanente de todos los boletines y comunicaciones oficiales que emita el Ministerio de Salud y Protección Social, el Ministerio del Trabajo y el Instituto Nacional de Salud, respecto de los lineamientos para la preparación, respuesta y atención de casos por COVID-19.
• Atender las orientaciones, recomendaciones y asesorías por parte de la Administradora de Riesgos sobre los mecanismos de prevención y atención del COVID-19.
• Suministrar los Elementos de Protección Personal según las recomendaciones específicas del Ministerio de Salud y Protección Social para la prevención del contagio y exigir a los trabajadores no compartir los elementos de protección personal.
• Capacitar a los trabajadores sobre las técnicas adecuadas para el lavado de manos y promover que se realice de manera frecuente. Así mismo, suministrar jabón u otras sustancias desinfectantes para el lavado de manos, al igual que toallas desechables para el secado.