Mediante la Resolución 000079 del 24 de julio de 2020, la DIAN adoptó medidas transitorias en relación con medios de prueba virtuales en materia tributaria y cambiaria, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 807 de 2020.Estas medidas son:
1. Inspección tributaria virtual.
En el auto que decrete su práctica, se deberá dejar expresamente indicada la solución digital a utilizar en desarrollo de la diligencia, para conocimiento del contribuyente. Además, se le deberán indicar las pruebas a aportar o a realizar en la fecha de la diligencia, junto con el medio o formato para presentar la información requerida.
2. Inspección contable virtual.
Esta inspección se decretará mediante auto que deberá notificarse de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario. En dicho auto se indicarán lo hechos materia de la prueba y los funcionarios comisionados para practicarla. Adicionalmente, se dejará indicada expresamente la solución digital que se empleará en desarrollo de la diligencia, para que el contribuyente disponga de las herramientas necesarias.
3. Visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control en materia tributaria.
Estas visitas virtuales se decretarán mediante Auto Comisorio o Auto de Verificación o Cruce de Información, el cual deberá ser notificado de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Tributario.
Las visitas se realizarán y podrán ser grabadas a través de una herramienta colaborativa que deberá ser informada en el auto.
4. Visita administrativa virtual de control cambiario.
Para comunicar el Auto Comisorio que ordena la práctica de la visita, el funcionario competente remitirá un oficio señalando fecha y hora de inicio de la diligencia, así como el canal de comunicación que se utilizará, con una antelación mínima de un día a la fecha de la práctica de la visita, a la dirección de correo electrónico indicada en el RUT de la persona (natural o jurídica) objeto de la visita.
Estas visitas se realizarán mediante la herramienta colaborativa señalada en el auto comisorio, y una vez concluidas los funcionarios que adelantan la diligencia levantarán un acta que contenga: hechos, pruebas, fundamentos en que se sustenta, fecha y hora de inicio y cierre, incluyendo la oportunidad para el visitado de dejar constancia de las observaciones que considere pertinentes.
Las siguientes reglas generales aplican a la práctica de las anteriores Inspecciones y Visitas:
- Grabación de la Inspección o visita:
Para el caso de la Inspección Tributaria Virtual y la Inspección Contable Virtual, la diligencia podrá ser grabada mediante la solución digital que se empleará en desarrollo de la diligencia y una vez concluida, se deberá levantar un acta que contenga: objeto, funcionarios comisionados, hechos, pruebas, observaciones del contribuyente, firma de los intervinientes y fecha de cierre.
Para el caso de las Visitas administrativas virtuales de inspección, vigilancia y control en materia tributaria, además de lo anterior, los funcionarios que adelanten la diligencia levantarán “Acta de Visita al Contribuyente” (Formato FT-FL2534) que contenga los hechos, pruebas, fundamentos en que se sustenta y fecha de cierre de la misma.
- Pruebas:
- Firma del acta
La firma del acta podrá ser autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según disponibilidad. Una vez concluya la diligencia, los funcionarios comisionados la firmarán e inmediatamente la remitirán al contribuyente mediante la herramienta digital señalada, quien deberá firmarla y retornarla inmediatamente por el mismo medio.
Si el contribuyente, por falta de medios tecnológicos, manifiesta no poder firmarla en ese momento, recibirá del funcionario el acta en formato PDF, debidamente firmada, desde el buzón de correo institucional a la dirección de correo electrónico informada en el RUT de la persona (natural o jurídica) objeto de la inspección. El contribuyente deberá devolverla firmada a más tardar el día hábil siguiente a su recepción. Si alguna de las partes intervinientes se niega a firmar el acta, los funcionarios deberán dejar constancia de ese hecho y de que tal negativa no afectará el valor probatorio de la misma.