Etapa administrativa:
- La radicación de la demandas y escritos se realizará exclusivamente de manera virtual.
- Las reuniones de designación se realizarán preferiblemente a través de Cisco, sin perjuicio de que puedan utilizarse otras plataformas, y su programación está a cargo del abogado del CAC. Para asegurar que las partes queden debidamente informadas de la audiencia, el CAC enviara un correo electrónico de citación y una citación a través de correo certificado.
Si las partes no asisten a la reunión, la misma deberá reprogramarse y en caso de que una de las partes, a pesar de haber sido debidamente citada, no asista a la reunión de designación, las consecuencias serán las mismas que en el caso de reuniones presenciales, dependiendo de lo señalado en la cláusula arbitral.
En el marco de la reunión, se levantará un acta de la misma que deberá dejar constancia de su realización por medios virtuales y que las partes deberán aprobar vía correo electrónico.
- Para la preparación de las audiencias de instalación el expediente se pondrá a disposición del Tribunal de manera digital y el día antes de la audiencia se enviará un borrador del acta de instalación. El abogado del CAC será el encargado de agendar la reunión y de citar a las partes y los árbitros tanto a través de correo electrónico, como de correo certificado.
Durante la audiencia se solicitará a las partes acreditar su identidad y una vez concluida la audiencia se levantará a un Acta en la cual el secretario ad hoc hará constar la información relevante del desarrollo de la audiencia, el acta deberá remitirse al Tribunal y a las partes, las decisiones contenidas en el acta serán notificadas en los términos del artículo 23 del Estatuto Arbitral.
El traslado de la demanda se surtirá mediante correo electrónico y correo certificado, de conformidad con el artículo 23 del Estatuto Arbitral.
Etapa arbitral:
- Las audiencias serán coordinaras por el secretario del Tribunal Arbitral y el auxiliar de soporte del Centro, se podrá solicitar la grabación de las sesiones y la transcripción de las mismas, como ocurre usualmente.
- El expediente deberá mantenerse actualizado y digitalizado por parte del secretario, por ello el personal de digitalización se mantendrá a disposición de los secretarios en las instalaciones del Centro hasta nueva orden. En los casos cuyas demandas se hayan radicado virtualmente, por el momento el único tipo de expediente que se empleará será el electrónico.