Les explicamos los cambios introducidos por la ley 2195 de 2022, a los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (“PTEE”) y a los Sistemas de Prevención de Riesgos de Lavado de Activos (“LA”), Financiación del Terrorismo (“FT”) y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (“FPADM”)

El 18 de enero de 2022, el congreso de la república expidió la Ley 2195 (“Ley” o la “Norma”) con la finalidad de reforzar las acciones para prevenir los actos de corrupción, promover una cultura de legalidad e integridad, reforzar la ayuda, comunicación y articulación entre las entidades del Estado, recuperar los daños ocasionados por dichos actos de corrupción y mejorar la confianza ciudadana.

En consonancia con la Circular Externa No. 100-0000111 del 2021 y la Circular Externa No. 100-0000122 de la Superintendencia de Sociedades, la Ley estableció el deber de las personas jurídicas de adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (“PTEE”). Sin embargo, la Ley 2195 amplió el campo de aplicación de este programa a todas aquellas personas jurídicas sujetas a inspección, vigilancia y control y a las sucursales de sociedades extranjeras sujetas a supervisión de las otras superintendencias o autoridades, quienes quedaron con la facultad de determinar el contenido de los programas y los sujetos obligados.

Adicionalmente, el PTEE deberá ser adoptado por entidades públicas del orden departamental y municipal, con ayuda de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

I. Requisitos mínimos del PTEE:
La Ley enfatizó la importancia de la auditoria del PTEE, mediante el establecimiento de un plan anual que incluya la verificación de su cumplimiento y eficacia por parte de los encargados de su desarrollo, o del control interno de las personas jurídicas obligadas.

Así mismo, estableció la obligación de las sociedades que cuenten con la figura del revisor fiscal, de tener la valoración y su concepto sobre el PTEE.

Respecto del sector público, la norma estableció el deber de las superintendencias o autoridades de inspección, vigilancia o control de la rama ejecutiva, en coordinación con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, de determinar los lineamientos mínimos que deben prever los programas de transparencia y ética empresarial, con el fin estandarizarlos. El incumplimiento de las instrucciones de las autoridades correspondientes dará lugar a la imposición de las sanciones que correspondan, de conformidad con las normas aplicables por cada entidad de inspección, vigilancia o control.

En virtud de lo anterior, la norma abre la posibilidad para que nuevas entidades, tales como las empresas oficiales de servicios públicos domiciliarios, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del estado, entre otras entidades pertenecientes a la rama ejecutiva, cuenten con la obligación de implementar un PTEE conforme a los lineamientos que para tal efecto establezca la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.

II. Sistemas de Prevención de Riesgos de Lavado de Activos (“LA”), Financiación del Terrorismo (“FT”) y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (“FPADM”)

En consonancia con el Principio de Debida Diligencia y lo consagrado en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, la Norma establece la obligación de las entidades del Estado, de las personas naturales o jurídicas o entidades sin personería jurídica que tengan la obligación de adoptar un sistema de prevención de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM), o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) creado por la Resolución 000164 del 2021 de la DIAN3, de llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es), teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios:

• Identificar a la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal.
• Identificar el/los beneficiarios(s) final(es) y la estructura de titularidad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal, y tomar medidas razonables para verificar la información reportada.
• Solicitar y obtener información que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato estatal.
• Realizar una debida diligencia de manera continua del negocio jurídico o el contrato estatal, examinando las transacciones llevadas a cabo para asegurar que las transacciones sean consistentes con el conocimiento de la persona, su actividad comercial, perfil de riesgo y fuente de los fondos.

Adicionalmente, la Norma establece el deber de las sociedades de mantener actualizada la información suministrada por sus contrapartes, así como la conservación de la información obtenida en la debida diligencia, durante el tiempo que dure el negocio jurídico o el contrato estatal, y al menos durante los cinco (5) años siguientes. Como parte de la reglamentación, la Ley 2195 indicó que las entidades de control y vigilancia establecerán las condiciones específicas que deben tener sus vigilados o supervisados para adelantar el proceso de debida diligencia4.

Lo anterior, guarda consonancia con lo establecido en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, la cual señala el deber que tienen las empresas obligadas a implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – LA/FT/FPADM (“SAGRILAFT”), de desplegar todas las actividades que estén a su alcance para lograr conocer en debida forma los beneficiarios finales, hasta el punto que lo permita su sistema de prevención del riesgo y las herramientas de que disponga, de tal forma que la empresa se encuentre satisfecha con el conocimiento que tiene de los beneficiarios finales de sus contrapartes, para evitar ser un instrumento para una operación fuente de LA/FT/FPADM.

Lo anterior implica que los obligados a cumplir con el principio de debida diligencia establecido en la Resolución 000164 y en la Ley 2195, esto es, a desarrollar actividades de debida diligencia de conocimiento de sus contrapartes, deberán exigir a las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, que cumplan con la obligación de suministrar la información de sus Beneficiarios Finales, considerando las definiciones que trae el artículo 631-5 del Estatuto Tributario para identificar al Beneficiario Final5, según los criterios establecidos en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022,

Conforme a lo establecido en la Ley, el incumplimiento de lo previsto en la misma, en las materias antes analizadas, acarreará las sanciones previstas por cada una de las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre los obligados a cumplirlas6.

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[1] Reglamenta el PTEE – Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica

[2] Política de Supervisión del PTEE.

[3] La DIAN expidió la Resolución 000164 del 27 de diciembre de 2021, mediante la cual reglamenta las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021 a los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario en relación con el concepto existente sobre los beneficiarios finales, y la creación del Registro Único de Beneficiarios Finales o RUB, ajustándose a las recomendaciones 24 y 25 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).

[4] Ley 2195 de 2022. Artículo 12. Parágrafo 1. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de la presente Ley, las autoridades de la rama ejecutiva que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre los sujetos obligados en el presente artículo, definirán las condiciones específicas que deben tener en cuenta sus vigilados o supervisados para adelantar el proceso de debida diligencia. El incumplimiento del principio de debida diligencia y conservación y actualización de la información será sancionado por cada autoridad, atendiendo sus correspondientes regímenes sancionatorios.

[5] Ley 2195 de 2022. Artículo 12. Parágrafo 5. El incumplimiento de las disposiciones del presente artículo acarreará las sanciones respectivas previstas por cada una de las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control para los obligados a cumplirla.

[6] Ibidem.

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Escrito por Anguie Castro asociada de Riesgo & Cumplimiento.