El 24 de diciembre de 2020 y en abril de 2021, mediante Circulares Externas No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y No. 100-000004 del 9 de abril de 2021 respectivamente, expedidas por la Superintendencia de Sociedades modificó el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica y actualizó la normatividad relacionada con el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo (LA/FT) y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) – “SAGRILAFT”.
Adicionalmente, la Superintendencia de Sociedades como una buena práctica empresarial y de buen gobierno corporativo, recomendó a las empresas sometidas a su supervisión y que no se encuentren obligadas a adoptar el SAGRILAFT, que establezcan medidas voluntarias, para la autogestión y control de estos riesgos.
Dentro de los cambios realizados a este sistema, se encuentran entre otros, los siguientes:
- Incluye el riesgo del financiamiento de la proliferación de Armas de Destrucción Masiva – FPADM.
- Establece una nueva definición del beneficiario final de las personas jurídicas (Contrapartes).
- Obliga a las empresas a implementar procesos de debida diligencia y de debida diligencia intensificada, incluyendo en estos procesos a los beneficiarios finales de las Contrapartes, a las personas políticamente expuestas (PEPs), a los PEPs de ONG y PEPs extranjeros, así como a los cónyuges o compañeros permanentes del PEP, familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, y a los asociados de un PEP, cuando éste sea socio o esté asociado a una persona jurídica y sea propietario de una participación superior al 5% de la persona jurídica, o ejerza el control.
- Incluye los llamados activos virtuales, entendido como la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones.
- Establece medidas razonables de control y mitigación, teniendo en cuenta los riesgos de LA/FT/FPADM propios de la empresa obligada y su materialidad.
- Crea el régimen de medidas mínimas para la autogestión y control del riesgo LA/FT/FPADM.
- Establece el perfil, nuevos requisitos, funciones y responsabilidades para el oficial de cumplimiento, cuya designación deberá ser realizada por y dependiendo de la junta directiva o del máximo órgano social; con independencia decisoria frente a la gestión del riesgo de LA/FT/FPADM.
- Prevé el nombramiento de un suplente del oficial de cumplimiento, para evitar la suspensión de actividades del principal, y crea la nueva figura del oficial de cumplimiento externo.
- Indica que el oficial de cumplimiento no puede ser administrador o hacer parte de los órganos sociales (representante legal principal o suplente, miembro de junta o consejo directivos, liquidador, factor o quien sea administrador según los estatutos sociales); tampoco puede ser el revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal; o ser auditor interno o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la empresa obligada. aclara que puede ser oficial de cumplimiento, una persona que apoye las labores de los órganos de auditoria o de control interno.
- Cuando el oficial de cumplimiento sea externo, deberá demostrar que cumple con el régimen de medidas mínimas en sus actividades; no puede fungir como oficial de cumplimiento en más de diez (10) empresas obligadas; y para fungir como oficial de cumplimiento de más de una empresa, no podrá actuar en empresas que compiten entre sí.
- Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el oficial de cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de empresas que lo conformen.
- Si se trata de una sucursal de una sociedad extranjera, el nombramiento del oficial de cumplimiento deberá realizarse por el órgano social de la matriz y presentará los reportes al órgano social de la casa matriz.
- Exige a la empresa obligada a certificar que el oficial de cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, y la obliga a informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades (Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios), dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del oficial de cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente), y a remitir su hoja de vida, copia del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación, según corresponda, y copia del documento de su registro en el Sistema de Reporte en Línea (SIREL) de la UIAF. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de Oficial de Cumplimiento.
Por último, la Superintendencia de Sociedades fijó un plazo hasta el 31 de agosto de 2021 para que las nuevas empresas obligadas implementen dicho sistema en sus organizaciones y para que las empresas que ya tenían implementado un SAGRLAFT lo actualicen con base en la gestión integral de los riesgos de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT).
Por: Adriana Bueno Buitrago – Directora de Compliance