2. Las reuniones de los órganos colegiados deberán atender las reglas en materia de convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley y los estatutos.
3. Existe la posibilidad de realizar reuniones mixtas conforme se determine en la convocatoria, esto es, aquellas en las que algunos de sus participantes asistan físicamente (presenciales) y otros virtualmente (no presenciales).
La preparación y desarrollo de este tipo de reuniones debe cumplir con lo dispuesto en la regulación vigente en materia de convocatoria, quórum, mayorías, derecho de inspección, actas y demás requisitos que resulten aplicables.
4. Las convocatorias a las reuniones no presenciales o mixtas deberán señalar los medios tecnológicos que serán utilizados y la manera en la cual se accederá a la reunión, sin perjuicio de las instrucciones necesarias para quienes asistan físicamente, en caso que la reunión sea mixta
5. Para la realización de este tipo de reuniones el Representante Legal deberá verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente a fin de garantizar que en efecto se trate de los socios, de sus apoderados o de los miembros de junta directiva. En el acta se dejara constancia sobre la continuidad del quórum requerido para el inicio de la reunión, para su desarrollo y hasta su culminación
6. Si a la fecha no se ha realizado convocatoria para llevar a cabo la reunión ordinaria del máximo órgano social, la Superintendencia de Sociedades recomienda utilizar el mecanismo de reunión no presencial establecido en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el Decreto 398 de 2020.
7. Si la reunión ordinaria ya fue convocada, se recomienda hacer uso de la alternativa contemplada en el Artículo 2º del Decreto 398 de 2020, y dar alcance a la convocatoria para citar a una reunión no presencial o mixta.
8. Si la reunión ordinaria ya ha sido convocada, en caso que no sea posible hacer uso del mecanismo de las reuniones no presenciales o mixtas o si el aforo de la reunión presencial o mixta esperado supera las restricciones señaladas por las autoridades competentes (esto es, 50 personas para el caso de Bogotá contando socios, apoderados, o personal administrativo para el desarrollo de la reunión), es indispensable recordar que las disposiciones sanitarias de orden público vigentes priman sobre las normas societarias, por lo que los representantes legales deberán advertir de inmediato a los socios convocados, por el mismo medio empleado para la convocatoria, sobre la imposibilidad de llevar a cabo la reunión con ocasión de esta situación extraordinaria , la que constituye un evento de fuerza mayor o caso fortuito.
La advertencia a los socios acerca de la imposibilidad para realizar la reunión convocada, harán las veces de constancia sobre la existencia de un evento de fuerza mayor o caso fortuito para la realización de la reunión.
9. Una vez superadas las circunstancias que dieron lugar a la emergencia sanitaria y se modifiquen las ordenes de las autoridades competentes respecto a los aforos, o cuando se cuente con los medios tecnológicos para realizar reuniones no presenciales o mixtas con los aforos establecidos por las autoridades, los órganos sociales competentes deberán realizar una nueva convocatoria para la reunión ordinaria que por las circunstancias mencionadas, no pudo realizarse.
10. Si no es posible hacer la reunión no presencial o mixta, y siempre que no se superen los límites de aforo señalados por las autoridades, igualmente es posible contemplar la asistencia de los socios mediante el otorgamiento de poderes, los cuales no tienen formalidades distintas a las previstas en el artículo. 184 del Código de Comercio.
11. En el evento de que la reunión convocada no se pueda llevar a cabo por falta de quórum (diferente a la imposibilidad por fuerza mayor o caso fortuito), se debe tener en cuenta lo previsto en el régimen societario frente a las reuniones de segunda convocatoria, las cuáles se deben realizar dentro de los términos legales permitidos y con la reducción del quórum señalada en la ley.
Las reuniones de segunda convocatoria son aquellas que debidamente convocadas, no se llevan a cabo por falta de quórum, evento en el cual se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de personas, cualquiera que sea la cantidad de acciones que esté representada. Esta reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha dada para la primera reunión.
Estas reuniones de segunda convocatoria también deben realizarse de manera no presencial mientras se mantenga la emergencia sanitaria.
12. Para el ejercicio del derecho de inspección, la Superintendencia invita a las sociedades supervisadas a establecer mecanismos virtuales para facilitar su desarrollo, de forma que la información correspondiente se ponga a disposición de los socios que así lo requieran, por supuesto, con las seguridades que se consideren necesarias debido al tipo de información de que se trata.