¿Qué obligaciones debe cumplir su empresa con respecto a la implementación de un Programa de Transparencia y Ética Empresarial?
En primer lugar, es importante que revise si cumple con los requisitos legales para estar obligada a implementar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), de acuerdo con los requisitos previstos en el numeral 4. de la Circular Externa No. 100-000011 del 9 de agosto de 2021 de la Superintendencia de Sociedades (“la Circular”).
Si su empresa está obligada a implementar el PTEE, deberá realizar las siguientes gestiones a más tardar el 31 de mayo de 2022:
1. Implementar el PTEE
En caso de que su empresa cumpla con alguno de los supuestos contemplados en la Circular, deberá implementar un PTEE dando cumplimiento a lo establecido en las secciones que le sean aplicables de el numeral 5., adaptándolo a las necesidades específicas de su compañía, realizando una debida identificación, medición y control de los riesgos de corrupción y soborno transnacional, así como las gestiones de debida diligencia allí previstas, entre otros aspectos, para prevenir situaciones que puedan materializar dichos riesgos.
Ahora bien, si su empresa ya cuenta con un PTEE implementado, está en la obligación de actualizarlo con la nueva normativa expedida1.
2. Informar la calidad de empresa obligada
Una vez se adquiere la calidad de empresa obligada por cumplir con los supuestos establecidos en la Circular, se debe enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para la adopción del PTEE2 (es decir, hasta el 22 de junio de 2022), informándole a la entidad acerca de su calidad de empresa obligada.
3. Reportar al Oficial de Cumplimiento
Así mismo, como parte de la implementación de un PTEE, la empresa deberá designar a un Oficial de Cumplimiento, que estará encargado de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento e implementación del PTEE.
Se debe acreditar que el Oficial de Cumplimento designado cuenta con unos requisitos de idoneidad, experiencia y liderazgo para gestionar los Riesgos de corrupción y soborno trasnacional.
La Empresa deberá informar a la Superintendencia de Sociedades, mediante escrito dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento.
De la misma manera, la información del Oficial de Cumplimiento deberá mantenerse actualizada, y en caso de cualquier cambio de esta información, la empresa está obligada a informar a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la respectiva modificación.