A través del Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, se establecieron las siguientes reglas aplicables a las reuniones ordinarias correspondientes a los ejercicios sociales 2019 y 2020:
- Plazo para las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio social año 2019: Las reuniones ordinarias de las asambleas generales de accionistas o juntas de socios donde se aprueban los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2019 que se encuentren pendientes de realizar, se deben celebrar a más tardar el 31 de marzo de 2021. En caso tal que no haya sido convocada la reunión, los asociados se pueden reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021 a las 10:00 am en las oficinas del domicilio principal donde funcione la sociedad.
- Reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio social año 2020: Las reuniones ordinarias de las asambleas generales de accionistas o juntas de socios donde se aprueban los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2020, se llevarán a cabo de conformidad con el artículo 422 del Código de Comercio, es decir dentro de los primeros tres meses de 2021, a menos, para el caso de las sociedades por acciones simplificadas que en los estatutos se haya establecido una fecha distinta.
- Reuniones ordinarias no presenciales o mixtas: Cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta y debe tener en cuenta lo establecido en las disposiciones estatutarias aplicables por convocatoria, quórum y mayorías y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 (que permite la aprobación de decisiones en reuniones no presenciales con la mayoría de los socios o miembros presentes).
- Derecho inspección: Los administradores de la sociedad podrán poner a disposición de los accionistas los documentos necesarios para ejercer el derecho de inspección, mediante repositorios digitales o cualquier medio tecnológico que proteja la reserva de la información.
- Reuniones ordinarias conjuntas de ejercicios 2019 y 2020: El término de inspección será el señalado en los estatutos y se hará al tiempo para los documentos de los dos ejercicios (2019 y 2020). Sin embargo, en la reunión se deben evacuar los temas del ejercicio de 2019 primero y luego los del ejercicio de 2020.
- Imposibilidad para el desarrollo de reuniones por derecho propio: En caso de que por cualquier situación derivada de las restricciones del COVID-19, no se pueda hacer una reunión por derecho propio el 1 de abril de 2021, cualquiera de los socios podrá solicitarle a la autoridad competente (entidad que ejerza supervisión sobre la sociedad) que ordene al administrador o revisor fiscal para que convoque a una reunión donde se agoten los temas de la reunión ordinaria.
- Sanciones para administradores: Los administradores que no convoquen a la reunión ordinaria o no permitan el derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, podrán ser sancionados y removidos por la entidad competente.
En caso de requerir nuestra asistencia, con gusto los atenderemos.