Están obligadas a suministrar información en el RUB: las sociedades y entidades nacionales, con o sin ánimo de lucro, incluyendo las sociedades inscritas o listadas en una bolsa de valores; los establecimientos permanentes; las estructuras sin personería jurídica o similares que sean creadas o administradas desde Colombia; y las personas jurídicas extranjeras o entidades sin personería jurídica cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se efectúe en sociedades nacionales y/o estructuras sin personería jurídica que se encuentren obligadas a suministrar información en el RUB.
Se entiende por beneficiario final, la persona natural que posea o controle, directa o indirectamente, a una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica, así como los clientes y/o personas naturales en cuyo nombre se realiza una transacción (cf., artículo 631-5 del Estatuto Tributario).
En ese sentido, respecto de personas jurídicas será beneficiario final la persona natural que cumpla con alguno de los siguientes criterios:
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- Sea titular del 5% o más del capital o los derechos de voto.
- Se beneficie en un 5% o más de los activos, rendimiento o utilidades.
- Ejerza control por medios diferentes a los señalados anteriormente.
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Para efectos del reporte de beneficiarios finales, se entiende por control la potestad de tomar y/o imponer decisiones relevantes en la administración, dirección o gestión de la persona jurídica a través de la titularidad directa o indirecta.
En el evento en que no sea posible identificar a la persona natural que cumpla con alguno de los criterios anteriores, se deberá reportar como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal o la que tenga mayor autoridad en relación con las funciones de dirección y gestión de la Compañía.
Teniendo en cuenta la naturaleza y condiciones de las ESAL no debería ser posible identificar a una persona natural que cumpla con los requisitos mencionados para considerarse como beneficiario final, una conclusión diferente podría poner en riesgo el cumplimiento de los requisitos para pertenecer al Régimen Tributario Especial.
De acuerdo con lo mencionado anteriormente, las ESAL deberán reportar en el RUB a las personas naturales que ostenten los cargos de representantes legales o el cargo de mayor autoridad en la entidad (i.e., miembros de la junta directiva).
Al tratarse de una obligación de suministro de información, esto no derivará en cargas o riesgos adicionales para el rector o representante legal que se reporte como Beneficiario final.
Para el cumplimiento de este reporte las ESAL deberán realizar una debida diligencia con el fin de identificar a los beneficiarios finales, incluyendo el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica, según aplique.
El suministro de información deberá realizarse de manera electrónica, de acuerdo con el anexo técnico de la Resolución, a más tardar el 31 de diciembre de 2022, respecto de las sociedades, entidades y estructuras sin personería jurídica que hayan sido creadas antes del 30 de septiembre de 2022.
En caso de que ustedes lo requieran podemos apoyarlos en la preparación de la debida diligencia y sus documentos soporte, así como en la elaboración del formato XML y su transmisión.