- Implementar mecanismos de trabajo no presencial: hacer uso del teletrabajo, si está estructurado, de lo contrario recurrir a medidas alternas como trabajo remoto o a distancia. Para el trabajo remoto o a distancia, sugerimos lo siguiente:
- Recordar obligaciones de confidencialidad vigentes por contrato de trabajo, o reforzarlas si es necesario. Podrá prepararse un comunicado para recordar las obligaciones, o un otrosí si es necesario reforzar algunos puntos.
- Informar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
- Hacer seguimiento de equipos de trabajo que se entregue a los trabajadores, dejando constancia de las responsabilidades asumidas frente a tales equipos.
- En caso de no poder implementar el trabajo remoto o el teletrabajo, debido a la naturaleza de la actividad, sugerimos tener en cuenta las siguientes alternativas:
- Establecer turnos de trabajo y flexibilización de horarios: es posible implementar alternativas en servicio de trabajo que comprenda la reducción del personal en las áreas de trabajo “hacer lo máximo, con lo mínimo”, fijando grupos de trabajo que se turnen para que la operación continúe.
- Vacaciones anuales, anticipadas y colectivas: podrá notificarse a los trabajadores el inicio de vacaciones colectivas para todos los trabajadores o para los grupos de trabajadores que no puedan desarrollar el trabajo remoto, ni implementar la flexibilización de horarios.
- Compensación de trabajo: podrá acordarse con los trabajadores la ejecución de mecanismos de compensación de trabajo, consistente en: (i) fijar un periodo aplicable, (ii) acordar el pago de salario durante los días no laborables de dicho periodo, (iii) acordar la compensación de estos días, una vez finalice el periodo aplicable, lo cual podrá hacerse en días sábado, domingos, o entre semana ampliando número de horas diarias. Esta puede ser una medida complementaria, en el entendido que ahora mismo no es posible determinar cuál es el periodo que se necesitará.
- Permisos remunerados: podrán concederse permisos remunerados a trabajadores, según sea necesario y viable financiera y operativamente.
- Suspensión de contratos: sugerimos que esta sea la última opción a implementar y, en este orden de ideas, se verifique la posibilidad de hacerlo cuando no sea hayan podido implementar las opciones antes mencionadas. Es preciso recordar que la suspensión de contratos deberá sustentarse en forma adecuada, demostrando que efectivamente existe una imposibilidad de ejecutar contratos de trabajo, y que se intentaron y evaluaron otras opciones, pues este tipo de decisiones podría ser reprochada por autoridades laborales, administrativas y/o judiciales, si su implementación carece de sustento fáctico y legal.
En estos eventos de suspensión del contrato de trabajo, el empleador debe continuar pagando los aportes al sistema de seguridad social (sugerimos a los 3 sistemas: salud, pensiones y riesgos laborales). Los periodos de suspensión del contrato de trabajo pueden descontarse para la liquidación de vacaciones y cesantías. Pero no para prima de servicios, ni intereses de cesantía y para otros beneficios extralegales.
- Crear un equipo de atención Covid-19, el cual pueda centralizar los requerimientos. Bajo la coordinación de este equipo, podrá establecerse un número telefónico de contacto y/o de reporte de casos.
- Notificar la necesidad de limpieza e higiene de las personas, equipos de trabajo, y zonas de trabajo. Exigir lavado de manos constante, uso de gel antibacterial, alcohol antiséptico para limpieza, y desinfección de zonas de trabajo constante. En caso utilizar los turnos flexibles de trabajo, deberá desinfectarse la zona de trabajo antes y después del cambio de turnos, para garantizar el acceso higiénico y adecuado.
- Diseñar un protocolo de atención y trabajo, en el que se definan los parámetros de mayor importancia a considerar por los trabajadores y los diferentes cargos. Definir lideres de trabajo, los cuales deberán supervisar el cumplimiento de las funciones, y coordinar las formas de trabajo.
- Identificar el personal de alto riesgo, para coordinar planes especiales de trabajo, incluyendo: Personas con enfermedades crónicas y/o respiratorias, personas mayores de 60 años, personas en proceso de gestación y mujeres en periodo de lactancia, personas que hayan padecido recientemente dengue, personas que cuenten con algún familiar que necesiten cuidados especiales, o que cuenten con hijos menores bajo su cuidado exclusivo como consecuencia del cese de las actividades educativas. Con estas personas se podrán contemplar alternativas diferentes a las presenciales, entendiendo que tienen un nivel de exposición superior.