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Recientemente se expidió la Ley 2052 de 2020, la cual tiene como objeto establecer las condiciones a través de las cuales, las entidades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas, deberán racionalizar trámites y facilitar, agilizar y garantizar los derechos de las personas, y en general, cumplir con sus obligaciones.

• Los obligados deberán establecer una estrategia de racionalización de trámites actuales, y garantizar que los nuevos trámites, luego de la entrada en vigencia de la Ley, sean automatizados y digitalizados, de manera que se realicen totalmente en línea.

• En materia de servicios ciudadanos digitales, la Ley ratifica la obligación de implementarlos conforme los lineamientos del MINTIC, y señala la posibilidad de que las personas jurídicas privadas lo hagan previa habilitación, de conformidad con los principios de la Ley 527 de 1999. Para dichos efectos, los obligados deberán cumplir el marco de interoperabilidad que establezca el MINTIC, integrarse al servicio de autenticación digital, y crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos para el servicio de carpeta ciudadana digital.

• Se prevé la desmaterialización de estampillas, y en concreto, se dispone que las mismas, como tributo documental, deberán emitirse, pagarse, adherirse o anularse a través de medios electrónicos, bajo el criterio de equivalencia funcional.

• Se dispone que los trámites que hayan sido establecidos o reglamentados con. anterioridad a la expedición de la ley 1712 de 2014, que tengan alguna tarifa asociada y que cumplan con las características de consulta de acceso a información pública, deberán ser gratuitos de inmediato, salvo que se trate de normas de carácter especial, asociados al régimen mercantil, laboral, profesional y de seguridad social.

• Se promueve la racionalización de trámites de licencias, autorizaciones y permisos para producir, comercializar, comunicar, importar, exportar, envasar, procesar, semielaborar y/o expender un producto o bien, de manera que se tienda a la adopción de esquemas de vigencia indefinida, salvo por excepciones que deberán ser justificadas por los sujetos obligados.

• Los sujetos obligados deberán habilitar una plataforma de pagos en línea para el pago por parte de las personas naturales y jurídicas de los costos asociados a los trámites, procesos y procedimientos a su cargo.

• Los sujetos obligados tendrán un plazo máximo de 12 meses para dar cumplimiento a la Ley, salvo que otra disposición en la misma indique un término diferente, para lo cual deberán hacer los ajustes institucionales, normativos, administrativos y presupuestales correspondientes.

El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados le recuerda que a más tardar el 25 de agosto de 2020 debe cumplir con la actualización obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC (o “RNBD”) a través del reporte de las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el primer semestre del 2020.

De acuerdo con el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, la actualización de RNBD procede en los siguientes eventos:

1. En los primeros quince (15) días hábiles de agosto de 2020, deberá adelantarse la actualización obligatoria con el propósito de reportar las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el primer semestre del 2020.

El reporte debe consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante los respectivos Responsables del Tratamiento. Este reporte deberá incluir, información tal como la cantidad el tipo y detalle de reclamos.

Los Responsables obligados a cumplir con el RNBD deben realizar esta actualización dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, sobre las reclamaciones recibidas el semestre anterior.

2. Anualmente debe hacerse una actualización de la información consignada en el RNBD, entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año, la cual, para el año 2020, fue prorrogada hasta el 3 de julio, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada del Covid-19.

3. Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a que dicho cambio haya ocurrido.

4. Cuando se genere una nueva base de datos, la actualización mediante la que se incluya esta nueva base de datos deberá hacerse dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación.

Por otro lado, tenga en cuenta los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad.

En caso de tener alguna duda al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.

El gobierno nacional, en virtud del Decreto 887 de 2020, modificó el porcentaje que debe tenerse en cuenta para calcular la contraprestación periódica que debe ser cancelada por la prestación de servicios postales para el periodo comprendido entre el 1 de julio de 2020 y el 30 de junio de 2022.
 
En virtud de este Decreto, se modificó este valor de 3% a 2,5% de los ingresos brutos que se hayan obtenido por concepto de la prestación de servicios postales. Esta modificación se encuentra vigente desde el momento en que se publicó el Decreto citado, que puedes consultar en el siguiente enlace.
 
En caso que surja alguna duda o inquietud respecto de este asunto o cualquier otro en el que podamos proveer nuestra asistencia, no dudes en contactarnos. 

El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 3 de julio de 2020 se debe cumplir con la actualización anual general obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluyendo cambios no sustanciales que pudiesen haberse efectuado sobre la información consignada allí. Esta fecha corresponde a la extensión del plazo original que vencía el 31 de marzo de 2020 por parte de la SIC, con ocasión de la emergencia sanitaria derivada de la pandemia del Covid-19 en virtud de la Circular 003 de 2020.

Este es el momento idóneo para realizar todas las actualizaciones de la información incluida en el RNBD que no se hubieran podido haber llevado a cabo con anterioridad.

Así mismo, les recordamos otros eventos en que proceden actualizaciones obligatorias de la información consignada en el RNBD:

• Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a su ocurrencia. 
• Cuando se genere una nueva base de datos, su registro en el RNBD debe realizarse dentro de los dos meses siguientes a su creación. 
• Actualización sobre reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales. La última de estas debió haberse cumplido el 21 de febrero de 2020 (referente a las reclamaciones del segundo semestre de 2019) y la próxima deberá cumplirse el 25 de agosto de 2020 (referente a las reclamaciones del primer semestre de 2020).

Por otro lado, tenga en cuenta que los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad, aun en aquellos eventos en que no estén obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.

En caso de tener alguna inquietud al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.

El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 31 de marzo de 2020 se debe cumplir con la actualización anual general obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluyendo cambios no sustanciales que pudiesen haberse efectuado sobre la información consignada allí. El vencimiento de esta obligación no ha sido modificado o extendido por parte de la SIC con ocasión de la actual emergencia sanitaria derivada de la pandemia del COVID-19.
 
Este es el momento idóneo para realizar todas las actualizaciones de la información incluida en el RNBD que no se hubieran podido haber llevado a cabo con anterioridad.
 
Así mismo, les recordamos otros eventos en que proceden actualizaciones obligatorias de la información consignada en el RNBD: 

• Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a su ocurrencia.
• Cuando se genere una nueva base de datos, su registro en el RNBD debe realizarse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
• Actualización sobre reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales. La última de estas debió haberse cumplido el 21 de febrero de 2020 (referente a las reclamaciones del segundo semestre de 2019) y la próxima deberá cumplirse el 25 de agosto de 2020 (referente a las reclamaciones del primer semestre de 2020).

Por otro lado, tenga en cuenta que los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad, aun en aquellos eventos en que no estén obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.
 
En caso de tener alguna inquietud al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.

El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 21 de febrero de 2020 se debe cumplir con la primera actualización periódica obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) por concepto de las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el segundo semestre del 2019.

• La primera de las actualizaciones periódicas obligatorias deberá realizarse antes del 21 de febrero de 2020 y tiene como objeto reportar las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el segundo semestre del 2019.

Los Responsables obligados a cumplir con el RNBD deberán realizar esta actualización de forma semestral respecto de las reclamaciones recibidas por titulares en el semestre anterior. Este reporte deberá incluir, información tal como la cantidad el tipo y detalle de reclamos, entre otra, incluso en aquellos eventos en que no se hayan recibido reclamaciones.

• La segunda de las actualizaciones periódicas obligatorias deberá realizarse antes de 31 de marzo de 2020. Esta es una actualización general anual de todas las bases de datos reportadas en el RNBD y comprende cambios en la información allí consignada.

Así mismo, les recordamos otros eventos en que proceden actualizaciones obligatorias de la información consignada en el RNBD:

• Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del día del mes de inscripción de la respectiva base de datos. Esta obligación actualmente está en vigor, por lo que en caso de que advierta que hay algún cambio sustancial respecto de la información consignada en el RNBD, ésta deberá actualizarse.

• Cuando se genere una nueva base de datos, la actualización mediante la que se incluya esta nueva base de datos deberá hacerse dentro de los dos meses siguientes a su creación.

Por otro lado, tenga en cuenta que los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad, aun si no están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.

En caso de tener alguna inquietud al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.

• El documento asume como definición de infraestructura, para efectos de la estructuración de este tipo de proyectos, “el conjunto de estructuras de ingeniería y sus respectivas instalaciones que constituyen la base sobre la cual se produce la prestación de sus servicios asociados”. A diferencia de la versión publicada para comentarios por el MINTIC en enero de 2019, no hay mención expresa a si las inversiones podrán cumplirse a través de infraestructura lógica, en contraste de la infraestructura física.
• No se prevé, a diferencia de la versión publicada en enero de 2019, la posibilidad de aportar en los proyectos por parte de las entidades privadas, además de infraestructura física, sistemas de información y tecnologías de información en sus distintas modalidades, tales como derechos de propiedad intelectual, derechos de uso de activos intangibles, la prestación de servicios en la nube, entre otros.
• Se prohíbe la posibilidad de presentar iniciativas privadas que versen sobre contratos existentes, o cuando la entidad estatal haya adelantado la estructuración del proyecto.
• Dentro de la estructuración deberán adoptarse medidas para enfrentar el riesgo a obsolescencia tecnológica de la infraestructura, incluyendo la necesidad de reposición o actualización de la misma.
• Los contratos de APPs deberán prever los bienes afectos a la prestación del servicio que se revertirán al Estado.
• Las entidades que pretendan implementar este tipo de proyectos deberán evaluar su conveniencia versus otros mecanismos de adquisición de bienes y servicios ya previstos en la Ley.