El plazo para actualización del Registro Nacional de Bases de Datos continúa siendo el 31 de marzo de 2020
El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 31 de marzo de 2020 se debe cumplir con la actualización anual general obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluyendo cambios no sustanciales que pudiesen haberse efectuado sobre la información consignada allí. El vencimiento de esta obligación no ha sido modificado o extendido por parte de la SIC con ocasión de la actual emergencia sanitaria derivada de la pandemia del COVID-19.
Este es el momento idóneo para realizar todas las actualizaciones de la información incluida en el RNBD que no se hubieran podido haber llevado a cabo con anterioridad.
Así mismo, les recordamos otros eventos en que proceden actualizaciones obligatorias de la información consignada en el RNBD:
- Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a su ocurrencia.
- Cuando se genere una nueva base de datos, su registro en el RNBD debe realizarse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
- Actualización sobre reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales. La última de estas debió haberse cumplido el 21 de febrero de 2020 (referente a las reclamaciones del segundo semestre de 2019) y la próxima deberá cumplirse el 25 de agosto de 2020 (referente a las reclamaciones del primer semestre de 2020).
Por otro lado, tenga en cuenta que los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad, aun en aquellos eventos en que no estén obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.
En caso de tener alguna inquietud al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.
A más tardar el 21 de febrero de 2020 está obligado a cumplir con la actualización del Registro Nacional de Bases de Datos
El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 21 de febrero de 2020 se debe cumplir con la primera actualización periódica obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) por concepto de las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el segundo semestre del 2019.
- La primera de las actualizaciones periódicas obligatorias deberá realizarse antes del 21 de febrero de 2020 y tiene como objeto reportar las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el segundo semestre del 2019.
Los Responsables obligados a cumplir con el RNBD deberán realizar esta actualización de forma semestral respecto de las reclamaciones recibidas por titulares en el semestre anterior. Este reporte deberá incluir, información tal como la cantidad el tipo y detalle de reclamos, entre otra, incluso en aquellos eventos en que no se hayan recibido reclamaciones.
- La segunda de las actualizaciones periódicas obligatorias deberá realizarse antes de 31 de marzo de 2020. Esta es una actualización general anual de todas las bases de datos reportadas en el RNBD y comprende cambios en la información allí consignada.
Así mismo, les recordamos otros eventos en que proceden actualizaciones obligatorias de la información consignada en el RNBD:
- Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del día del mes de inscripción de la respectiva base de datos. Esta obligación actualmente está en vigor, por lo que en caso de que advierta que hay algún cambio sustancial respecto de la información consignada en el RNBD, ésta deberá actualizarse.
- Cuando se genere una nueva base de datos, la actualización mediante la que se incluya esta nueva base de datos deberá hacerse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
Por otro lado, tenga en cuenta que los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad, aun si no están obligados a registrar sus bases de datos en el RNBD.
En caso de tener alguna inquietud al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.
Big Data en la prestación de servicios legales
“Data is the oil of the digital era”
– The Economist (2017)[1]
En la actualidad, el desarrollo exponencial de la tecnología y la complejidad que implica la era digital para la industria legal ha obligado a los agentes involucrados a implementar métodos innovadores y en sintonía con estos fenómenos, para continuar siendo competitivos dentro de un mercado cada vez más cambiante, exigente y flexible. Una manifestación importante de la era digital para todas las industrias es el Big Data o Macrodatos. El concepto de Big Data ha sido utilizado desde los años 90 y hace referencia a grandes conjuntos de datos e información que sobrepasan la habilidad común de procesamiento en un tiempo relativamente corto[2].
Al trasladar este concepto a la prestación de servicios legales, cabe preguntarse: ¿cómo podrían beneficiarse los clientes que contratan prestadores de servicios legales que usan y analizan Big Data?
Un reporte emitido por McKinsey & Company[3] estableció que las organizaciones que dirigen sus actividades regidos por políticas de manejo de Big Data tienen 23 veces más posibilidades de adquirir clientes, 6 veces más posibilidades de retener dichos clientes y 19 veces más posibilidades de tener resultados rentables.
Aunque el uso y análisis de Big Data trae grandes beneficios para los prestadores de servicios legales, también se pueden encontrar varios beneficios para los clientes que contratan oficinas o firmas que usen esta herramienta:
- Esta herramienta permite que una oficina o firma logre sistematizar su experiencia a través de diversos filtros, como áreas del Derecho, casos exitosos y cuantías entre otros; en general, información que resulta útil para el cliente a la hora de elegir un determinado asesor legal para un caso concreto.
- El manejo de Big Data al interior de oficinas y firmas de abogados permite establecer propuestas de honorarios más estandarizadas y predecibles para el cliente, tema que suele ser complejo en la práctica legal. De esta forma se estandarizan precios según experiencias sistematizadas y así no hay sorpresas para el cliente ni precios disparejos.
- El uso y análisis de Big Data permite predecir fallos o consecuencias jurídicas de trámites en específico, situación que beneficia al cliente al ofrecerle un escenario probable del desarrollo de su caso concreto a partir del estudio sistematizado de casos pasados similares.
- Adicionalmente, se facilita la etapa investigativa de cualquier caso o transacción debido a que permite organizar información obtenida en procesos o trámites anteriores que probablemente se repiten en casos de la misma naturaleza. De esta forma se reutiliza información bajo un sistema de fácil acceso y los abogados se pueden enfocar en los elementos diferenciadores de cada caso.
- Finalmente, el Big Data permite automatizar ciertos procesos que se repiten en trámites iguales. Esto se presenta cuando el prestador del servicio legal usa el mismo formato documental para varios casos, como por ejemplo demandas, quejas, contratos, poderes, entre otros. Con un análisis de las versiones de estos documentos usados en casos exitosos, se pueden generar modelos en donde solo se requiera incluir los datos de cada supuesto, beneficiando al cliente a través de un número menor de horas facturadas y los abogados pueden enfocarse en la parte analítica del caso.
En conclusión, el desarrollo de nuevas tecnologías le plantea a la industria de servicios legales el reto de transformarse y adaptarse a nuevos modelos que están acordes con la realidad global, siendo competitivos en un mercado acelerado y cambiante. Aunque esta industria, por la forma en que se ha desarrollado y el valor que le otorga a la tradición, ha sido bastante resistente a incorporar cambios, el Big Data como manifestación de la era digital pone sobre la mesa una oportunidad eficiente, rápida, escalable y confiable de manejar la cantidad de información que produce a favor de las firmas y oficinas de abogados, agilizando y mejorando procesos respecto de la forma en que trabajan.
[1] Tomado de: https://www.economist.com/leaders/2017/05/06/the-worlds-most-valuable-resource-is-no-longer-oil-but-data
[2] Snijders, C.; Matzat, U.; Reips, U.-D. (2012). “‘Big Data’: Big gaps of knowledge in the field of Internet”. International Journal of Internet Science. 7: 1–5.
[3] Tomado de: https://www.mckinsey.com/business-functions/marketing-and-sales/our-insights/consumer-data-privacy-and-personalization-at-scale
Por David Múnera Palacio
Referencias
- The Legal Festival. “The Legal Innovation Report 2019” (2019)
- Business Collective. “The New Implications of Big Data on the Legal Industry” Tomado de: https://businesscollective.com/the-new-implications-of-big-data-on-the-legal-industry/index.html
- Mark A. Cohen “Why Is Law So Slow To Use Data?” (2019) Tomado de: https://www.forbes.com/sites/markcohen1/2019/06/24/why-is-law-so-slow-to-use-data/#415405efb8eb
- Ed Walters “Data-Driven Law: Data Analytics and the New Legal Services” (2018). Tomado de: https://www.crcpress.com/Data-Driven-Law-Data-Analytics-and-the-New-Legal-Services/Walters/p/book/9781498766654#googlePreviewContainer
- Jason Thomas “AI and big data in the legal profession” (2019). Tomado de: https://theaseanpost.com/article/ai-and-big-data-legal-profession
- Holli Sargeant “Opportunities for Big Data + Big Law” (2019). Tomado de: https://medium.com/dataseries/opportunities-for-big-data-big-law-cd1318414497
- Doug Laney. 3D Data Management: Controlling Data Volume, Velocity and Variety. (2001) Tomado de: https://blogs.gartner.com/doug-laney/files/2012/01/ad949-3D-Data-Management-Controlling-Data-Volume-Velocity-and-Variety.pdf
Boletín GPA: Hasta el 20 de septiembre la DNP recibirá comentarios sobre borrador de Decreto de APPs en TIC
El Grupo de Práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados le informa que la Dirección Nacional de Planeación (DNP) publicó para comentarios el borrador de decreto sobre Asociaciones Público-Privadas (APPs) en materia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones con el fin de encargar a un inversionista privado el diseño, la construcción, la operación o el mantenimiento de infraestructura.
Del borrador de decreto, que está publicado para comentarios hasta el 20 de septiembre de 2019, resaltamos los siguientes puntos:
- El documento asume como definición de infraestructura, para efectos de la estructuración de este tipo de proyectos, “el conjunto de estructuras de ingeniería y sus respectivas instalaciones que constituyen la base sobre la cual se produce la prestación de sus servicios asociados”. A diferencia de la versión publicada para comentarios por el MINTIC en enero de 2019, no hay mención expresa a si las inversiones podrán cumplirse a través de infraestructura lógica, en contraste de la infraestructura física.
- No se prevé, a diferencia de la versión publicada en enero de 2019, la posibilidad de aportar en los proyectos por parte de las entidades privadas, además de infraestructura física, sistemas de información y tecnologías de información en sus distintas modalidades, tales como derechos de propiedad intelectual, derechos de uso de activos intangibles, la prestación de servicios en la nube, entre otros.
- Se prohíbe la posibilidad de presentar iniciativas privadas que versen sobre contratos existentes, o cuando la entidad estatal haya adelantado la estructuración del proyecto.
- Dentro de la estructuración deberán adoptarse medidas para enfrentar el riesgo a obsolescencia tecnológica de la infraestructura, incluyendo la necesidad de reposición o actualización de la misma.
- Los contratos de APPs deberán prever los bienes afectos a la prestación del servicio que se revertirán al Estado.
- Las entidades que pretendan implementar este tipo de proyectos deberán evaluar su conveniencia versus otros mecanismos de adquisición de bienes y servicios ya previstos en la Ley.
Hasta el 23 de agosto hay plazo de cumplir con la actualización del RNBD
El grupo de práctica de Tecnología, Comunicaciones & Protección de Datos de Gómez-Pinzón Abogados les recuerda que a más tardar el 23 de agosto de 2019 se debe cumplir con la actualización obligatoria de la información de las bases de datos registradas en el sistema del Registro Nacional de Bases de Datos (o “RNBD”) por concepto de las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el primer semestre del 2019.
Contexto
De acuerdo al Decreto 090 del 18 de enero de 2018 la actualización procede en los siguientes eventos:
a. La primera de las actualizaciones obligatorias deberá realizarse en los primeros 15 días hábiles de agosto de 2019, y tiene como objeto reportar las reclamaciones efectuadas por titulares de datos personales durante el primer semestre del 2019.
El reporte debe consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante los respectivos Responsables del Tratamiento. De ahora en adelante, los Responsables obligados a cumplir con el RNBD deben realizar esta actualización dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, sobre las reclamaciones recibidas el semestre anterior. Este reporte deberá incluir, información tal como la cantidad el tipo y detalle de reclamos.
b. Anualmente debe hacerse una actualización de la información consignada en el RNBD, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2020.
c. Cuando haya cambios sustanciales en la información consignada en el RNBD, la actualización debe hacerse dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esta obligación actualmente está en vigor, por lo que en caso de que advierta que hay algún cambio sustancial respecto de la información consignada en el RNBD, deberá actualizarse.
d. Cuando se genere una nueva base de datos, la actualización mediante la que se incluya esta nueva base de datos deberá hacerse dentro de los 2 meses siguientes a su creación.
Por otro lado, tenga en cuenta los Responsables y Encargados están obligados a reportar ante la SIC cuando ocurra algún incidente de seguridad.
En caso de tener alguna duda al respecto o requerir apoyo de parte nuestra no dude en contactarnos.